En el mercado actual existen muchas herramientas dedicadas a facilitar diversas labores. Studio Ninja, es una de estas, diseñadas especialmente por y para fotógrafos. Logrando así equilibrar un poco la ardua labor que podemos llevar día a día en realizar nuestros trabajos, y todo lo que conlleva la parte administrativa.
Para nosotros los fotógrafos, dividir nuestro tiempo en nuestra pasión y en las diversas tareas administrativas que conllevan nuestro trabajo (sobre todo cuando estamos expandiéndonos), nos resulta complicado.
Ante esto, nace Studio Ninja, una herramienta que logra facilitar mucho las diversas tareas diarias de un fotógrafo emprendedor. Yo personalmente, llevo tiempo usándola, y me parece una magnífica herramienta, que sencillamente ha facilitado mucho mi vida.
Y como sé que quieres ahorrar tiempo y evitarte un poco el estrés que te pueden ocasionar diversas tareas administrativas, te daré un breve tutorial sobre los aspectos más básicos de esta herramienta, para que puedas comenzar a utilizarla.
Si te interesaría dedicarte a la fotografía profesional, tenemos una masterclass en la que explicamos 10 ideas para ser más rentable en tu negocio
Studio ninja: tutorial para usarlo paso a paso
Studio ninja es una maravillosa herramienta que podrás usar como fotógrafo, para aliviarte un poco la carga de las diversas tareas administrativas que conllevan tu trabajo.
Trabajos como envío de cotizaciones, seguimiento de pagos e ingresos, elaboración de listas pendientes, entre muchas otras funciones, son las que caracterizan a Studio Ninja; facilitando así el trabajo de miles de fotógrafos alrededor del mundo.
A continuación, te explicaré un poco, paso a paso, cómo registrarte, comenzar a usar y cada actividad que puedes hacer con esta herramienta en línea.
¿Cómo registrarme en Studio Ninja?
Primero que nada, Studio Ninja te ofrece una prueba gratuita por 30 días, en la cual podrás registrarte y probar las funcionalidades que tienen y determinar si se adaptan o no, a lo que estás buscando.
No es necesario que indiques datos de tarjetas ni nada más. Solo te pedirán datos muy básicos.
Para poder registrarte, debes ingresar a la página web de Studio Ninja, hacer click en donde dice “Try Studio Ninja for free” y llenar los siguientes datos:
- Nombre de la empresa
- Primer nombre
- Dirección de correo electrónico
- Contraseña
- Confirmación de la contraseña
- Escoger cuál es tu moneda
- Elegir tu zona horaria
- Confirmar y aceptar los términos de uso y política de privacidad
- ¡Listo!
Te llegará a tu correo electrónico, un mail de confirmación en el que deberás hacer click en el enlace que te envíen. Una vez realizado esto, te redirigirán a la página principal.
Una vez hayas ingresado, verás el dashboard. En esta pantalla de inicio tienes un breve resumen, representado por gráficos, en los cuales se te será más fácil visualizar la información.
Añadir clientes en Studio Ninja: ¿cómo hacerlo?
Una vez te hayas registrado, deberás ir nutriendo a la herramienta de la información que necesita para poder funcionar. Recuerda que Studio Ninja, funciona tal cual un asistente virtual, así que debes proporcionar la información.
Un paso importante consiste en añadir los clientes. Para ello, en la parte superior hay una barra de opciones, en las cuales deberás hacer click en “clients” o lo que sería la clientela.
Allí, podrás ver un resumen general de los clientes. Tienes varias opciones para añadir la data de tus clientes.
- Importarla utilizando un archivo CSV.
- Añadirlo de forma manual.
Obviamente el primer paso es mucho más fácil y rápido. Sin embargo, si no cuentas con esa información, o prefieres añadirlo manual, puedes hacerlo.
Hay una opción que dice “Add new client” o añadir nuevo cliente. Una vez hecho esto, te pedirán información respecto al cliente, como:
- Nombre
- Apellido
- Teléfono
- Correo electrónico
- Dirección
- Estado
- País
- Cualquier nota adicional que desees añadir
Una vez añadas clientes, te aparecerán en el resumen de clientes. Podrás hacer click en cada uno de ellos, y ver las diversas funciones que diseña el programa.
Puedes facturar, enviar correo electrónico, añadir un trabajo, entre otros. Sin duda estas opciones te permiten personalizar totalmente cada cliente.
Añadir trabajos en Studio Ninja y controlarlos
Una de las herramientas que más utilidad me ha dado, es la de añadir trabajos. Sin duda es una opción magnífica, que nosotros los fotógrafos debemos agradecer.
Funciona básicamente como un asistente, recordatorio y sencillamente, la mejor forma de llevar un control ordenado de todos los proyectos que tienes.
Para comenzar, debes seleccionar la opción de “Jobs” o trabajos, en la parte superior. Una vez allí, tal cual como en los clientes, verás el resumen. Como eres nuevo en la herramienta, obviamente no tendrás nada.
Deberás añadir los trabajos, de forma manual, uno a uno. Ya que, a diferencia de los clientes, no posee una función de importar.
Primero que nada, tendrás que hacer click en donde dice “add new job” o añadir nuevo trabajo. Y allí, llenar los datos solicitados.
La primera parte que debes llenar es la del cliente. La plataforma te ofrece la opción de seleccionar un cliente (ya debe estar previamente añadido) o agregarlo manual.
Una vez seleccionado el cliente, deberás indicar la siguiente información:
- Nombre del trabajo
- Tipo de trabajo (bodas, maternidad, portafolio de modelos, entre otras opciones prediseñadas)
- Flujo de trabajo
- Fuente principal (Facebook, Instagram, referido, entre otras opciones prediseñadas)
Luego debes llenar la información relacionada al día y lugar de trabajo. Tienes dos opciones. La primera es tildar una opción que indica que aún no se ha definido la fecha. O si ya tienes la fecha sencillamente debes añadirla, con su rango horario.
Adicionalmente, la herramienta nos solicita la información relacionada a la ubicación y nos brinda un espacio para añadir cualquier tipo de nota relacionada al trabajo.
La herramienta también te ofrece la opción de enviar contratos y que sean firmados en línea, así que puedes llevar a cabo el agendamiento del proyecto, sin problema alguno.
Facturar con Studio Ninja
Una opción que le ofrece Studio Ninja a los fotógrafos, es poder facturar.
Para poder hacerlo, en la opción de “Jobs” o trabajos, solo debes seleccionar la opción que indica nueva factura.
Allí puedes añadir todo. La herramienta te trae prediseñado el ID de factura. Solo debes añadir la fecha, el número postal, el producto a facturar, una breve descripción, y a su vez, el precio, cantidad, descuento (si aplica), si incluye impuestos o no, y listo, puedes guardar la factura.
Es importante destacar, que te ofrece una opción de añadir el calendario de pago de la factura, con opciones pre diseñadas, como: vencimiento a 7 días, 50% adelanto, entre otras.
Flujo de trabajo: aprovechar la herramienta de Studio Ninja
La herramienta que nos brinda Studio Ninja, llamada flujo de trabajo, sencillamente es estupenda para nosotros los fotógrafos. Sencillamente es una opción que te minimiza enormemente el trabajo, pudiendo realizar muchas cosas con tan solo unos cuantos clicks.
Esta opción fue creada por el Studio Ninja, para ofrecer a los fotógrafos una opción de seguimiento paso a paso de cada etapa de cualquier proyecto o trabajo que tengamos.
Se encuentra dividida en:
- Dirección
- Producción
- Post – producción
Básicamente, Studio Ninja te acompaña y, sobre todo, te recuerda, cada paso que debes dar para que puedas concretar el trabajo de una forma exitosa.
Primero que nada, cada etapa tiene a su vez diversas actividades que debes llevar a cabo. Tienen a su lado, un check que puedes tildar una vez esté realizada, y así ir avanzando poco a poco.
Desde la consulta inicial, el envío de una cotización, hasta la facturación y entre final, Studio Ninja te acompaña facilitando todas y cada una de las tareas.
Los correos se encuentran prediseñados, por lo cual no tendrás que perder tiempo redactando. Estos se encuentran creados de acuerdo a la etapa del trabajo, la actividad a realizar y no podía faltar… el tipo de fotografía que vayas a realizar.
Obviamente no es lo mismo fotografiar una boda a que fotografiar a una modelo para su portafolio. Así que cada correo que se encuentra diseñado para cada situación.
Tienes correos desde la respuesta a consulta inicial, hasta correo de agradecimiento por reserva, correo recordatorio, y hasta un correo de post producción.
Con el flujo de trabajo, Studio Ninja te recuerda tareas básicas como llamar al cliente para la confirmación previa al evento, entre otras.
Aprovechar al máximo el calendario
Otra de las herramientas integradas en Studio Ninja y que facilitan en gran manera las actividades de los fotógrafos, es sin duda le calendario.
Vamos, ¿me vas a decir que no usas el calendario de tu móvil para agendar eventos importantes? Todos lo hemos hecho y a pesar de que te puede facilitar las cosas momentáneamente, no es lo ideal.
¿Por qué te digo que no es lo ideal? Me refiero básicamente a que con el calendario del móvil no puedes llevar un control tan completo como en Studio Ninja.
Automáticamente la herramienta, añadirá los trabajos, citas o eventos que tengas al calendario. De modo tal, que cuando accedas, podrás visualizar por mes, o por semana, los diversos acontecimientos.
Sin embargo, también ofrece la opción de añadir eventos o citas de forma manual, si así lo deseas.
Gestionar los pagos pendientes
Al momento que de generas facturas en la herramienta, se habilitan los pagos pendientes.
A la opción de pagos, puedes acceder directamente desde el menú superior. Allí verás directamente, un resumen de pagos. En dicho resumen, podrás filtrar por “pagados” y “no pagados”, de modo tal que puedes controlar cualquier pago pendiente; o en dado caso, gestionar tus ingresos.
Cuando revisas el resumen de pagos, podrás ver los pagos que se encuentran pendientes, pero ¿cómo registras cuando ya te pagaron? Pues bien, en cada pago, hay una opción habilitada para el registro del pago. Tan solo debes hacer click allí, indicar la cantidad y la fecha en que fue cancelada y listo.
Si el cliente paga una parte y no la totalidad, también puedes registrarlo, solo modifica la cantidad pagada y listo. El restante pendiente por cancelar, seguirá apareciendo en los pagos pendientes.
La herramienta te permite enviar vía correo un recibo de pago, una vez lo registres. Es una opción muy útil, ya que te ahorra muchísimo tiempo en la redacción de correos y la notificación del cliente de la recepción del pago.
Modificar moneda e impuestos
El sistema trae definido previamente una moneda y un tipo y porcentaje de impuestos. Sin embargo, todo ello es configurable.
Para poder modificar la moneda que usarás y el impuesto aplicable, solo debes dirigirte a:
- Configuración
- Configuración de la empresa
- Moneda e impuestos
Allí solo debes seleccionar el tipo de moneda, el nombre fiscal y la tasa impositiva. Algo sumamente sencillo y que se añadirá en cada facturación.
Añadir otra empresa en Studio Ninja
Como fotógrafos no estamos limitados a mantener una sola empresa. Si tu caso es que tienes varias empresas, de las cuales llevar registros, con Studio Ninja también puedes realizarlo.
Con la versión de prueba gratuita, no podrás añadir nuevas empresas. Sin embargo, al adquirir un plan, podrás disfrutar de la configuración de hasta 3 empresas de forma simultánea.
Para añadir otra empresa, solo debes ubicar en el menú superior, a mano derecha, una lista desplegable que aparece con el nombre de tu primera empresa. Al hacer click allí verás una opción que dice “añadir una nueva empresa” solo debes hacer seleccionar y llenar los datos solicitados de la empresa.
El procedimiento para el manejo de la nueva empresa es exactamente el mismo. El manejo de los clientes, de los trabajos, el flujo de trabajo, facturación, etc. Todo es exactamente igual, solamente que todo se encuentra separado y distribuido por empresa.
Sin duda alguna, Studio Ninja es una herramienta de gran utilidad para los fotógrafos. Fue diseñada por fotógrafos, para fotógrafos. Y es que… ¿quién más que un fotógrafo para saber lo que necesitamos?
La herramienta como tal, es muy intuitiva y fácil de utilizar. Prueba la versión gratuita, lleva el control de tu empresa por un mes, y si sientes que te funciona y te simplifica la vida, puedes contratar un plan. Espero que al igual que yo, puedas sacarle el máximo provecho.
Con esta herramienta, que sencillamente nos simplifica el trabajo, podremos ahorrar muchísimo tiempo en la elaboración de tareas administrativas, y ocuparlo en nuestra verdadera pasión… fotografiar.
