En este punto seguramente estás pensando: “¡ok! Me encanta la idea de gestionar mejor el tiempo y tener más tiempo para mí, pero… ¿cómo lo logro?” y a este punto es al que precisamente quería llegar.
Antes que nada, debo decirte que no existen fórmulas mágicas para que gestiones mejor el tiempo. En esta oportunidad, puedo darte ideas para que organices y ahorres tiempo en ciertos aspectos, pero recuerda ¡todo depende de ti! Debes ser persistente, ordenado y paciente.
A continuación, te diré 7 consejos que puedes poner en práctica para lograr una mejor gestión del tiempo en tu negocio de fotografía.
Si te interesaría dedicarte a la fotografía profesional, tenemos una masterclass en la que explicamos 10 ideas para ser más rentable en tu negocio
Contrata un software administrativo
Una de las actividades que más absorbe tiempo a la hora de llevar un negocio de fotografía, es la de llevar el registro y el control de todos los procesos administrativos.
9 de cada 10 fotógrafos lo confirman, y es que, sin lugar a dudas, se trata de unas tareas que sencillamente pueden dejarte sin tiempo alguno para nada más.
Sin embargo, no puedo decirte que no lo hagas, ya que se trata de algo que es totalmente necesario. Por más allá de temas fiscales o contables, llevar la administración de tu negocio es algo que debes realizar sí o sí.
A pesar de ello, en el mercado existen muchos softwares que te ayudan enormemente en cualquier tipo de función administrativa. Desde elaboración de cotizaciones, hasta facturación, cobranza, envío de correos, entre otros.
Sin duda alguna, los softwares de gestión llegaron para quedarse. Puedes encontrar muchísimos en el mercado. Algunos en sus versiones gratuitas suelen ser básicos pero útiles. Aunque si deseas algo más profundo, profesional y eficiente, puedes escoger entre los planes de pago que te ofrecen alguno de estos softwares.
Una vez que tengas un software administrativo, no querrás quedarte sin él. Los beneficios que te ofrecen son muchísimos. Y entre ellos, el ahorro del tiempo sin lugar a dudas es uno.
Mi consejo, es que contrates un software administrativo en el que puedas llevar el control de las ventas totales, en el que puedas elaborar cotizaciones y facturas. Sin duda alguna será un gran beneficio y sobre todo lograrás ahorrar muchísimo el tiempo.
Ten tu portafolio online e impreso listo y actualizado
¿Cuántas veces te ha pasado que te piden un portafolio y no lo tienes actualizado? Muchas veces ¿verdad? Es que es muy común que una vez hayamos armado nuestro portafolio, no lo actualicemos más. Bien sea por falta de tiempo, porque se nos olvida, entre otras razones.
Sin embargo, empezamos a correr y a estresarnos cuando alguien nos solicita el portafolio, y nos damos cuenta que nos falta añadir algunos trabajos importantes.
Esto, ocasiona un retraso en las demás actividades; ya que, si en ese momento tenías que editar unas fotografías, las dejarás para después mientras actualizas el portafolio.
Es por ello que un excelente tip para gestionar mejor el tiempo es mantener tus portafolios actualizados. Así, si alguien los necesita, solo debes enviarlos y ya.
Una recomendación, es que mantengas los portafolios en formato digital, así como también impreso. Ya que esto te permitirá darle respuesta rápidamente al cliente, sea cual sea la solicitud.
Realiza constantemente copias de seguridad en tus archivos
No hay nada peor que perder el trabajo que duraste horas y horas editando ¿verdad? Bueno, si no quieres que esto te suceda ¡por favor! ¡crea copias de seguridad en tus archivos!
Debes mantener respaldados tus archivos, ¡créeme! Me agradecerás esto toda la vida.
No hay nada peor y que te haga perder más tiempo, el hecho de haber perdido el trabajo que te costó horas o quizás días realizar.
A veces un error en el software, un virus, un daño en el hardware, entre otras causas, pueden ser las ocasionales de que todos tus archivos se pierdan, y si no tienes respaldo ¿qué crees? Tendrás que volver a hacer todo, y por supuesto, te estarás atrasando en todo lo demás.
Estos daños en nuestros equipos pueden ser muy comunes, por lo que debes mantenerte precavido y guardar un respaldo de todo lo que hagas. De este modo, evitas perder información importante y ahorrarás muchísimo tiempo.
Las opciones para respaldar nuestros archivos son muchísimas. Puedes optar por hacer tus respaldos en forma digital, guardándolos en la nube. Por otro lado, también puedes optar por adquirir un pendrive o disco duro e ir almacenando allí todos los respaldos de tus proyectos. No te tomará mucho tiempo, pero sí te ahorrará mucho, en caso de necesitarlos.
Usa un calendario y una agenda
Una de las formas de llevar un control sobre todas tus actividades, es llevando este control en una agenda y un calendario.
Cualquier sesión de fotos programada que tengas, o en general cualquier actividad, debes registrarla. Esto te ayudará mucho a organizar tu tiempo.
Mi recomendación es que planifiques tus días, y todo lo conectes con el calendario y la agenda.
Existen en el mercado muchos softwares que te permiten llevar una agenda digital. Suelen ser muy útiles ya que, dependiendo de la que uses, puedes crear alarmas, recordatorios, y prácticamente hacer que funcione como un asistente virtual.
Si no te sientes muy cómodo llevando tu agenda de forma digital, también puedes hacerlo por la vía tradicional. Sin embargo, personalmente prefiero alguna aplicación o software que me ayude a llevar el control, siento que son más útiles y suelen ocurrir menos errores. Sobre todo, en mi caso, que tiendo a olvidarme un poco de las cosas, unas alarmas y recordatorios programados, nunca están de más.
Programa las publicaciones en tus redes sociales
Además de llevar un calendario con todas tus actividades. Algo muy popular actualmente en el marketing digital y el manejo de redes sociales, es llevar un calendario de tus publicaciones en tus redes.
Puedes crear un plan para tus redes, en el que un día publiques trabajos hechos por ti, otro día publiques consejos y tips para fotógrafos, curiosidades, historia, entre muchas otras opciones.
La idea es elaborar un plan de publicaciones, que mantengan atractiva a tu cuenta y que las personas se interesen en ver lo que subes diariamente. Sin duda alguna es una forma de fidelizar a la audiencia, y ahorrar tiempo pensando “y ahora ¿qué subo?”
Sin embargo, esto no es todo. Sabemos que subir estados o actualizaciones en las redes sociales todos los días quita muchísimo tiempo; más aún si tienes más de dos redes sociales. Ya que no solamente es escoger la publicación, es editarla, es escribir algo atractivo, entre otros. Es por ello, que te recomiendo que programes las publicaciones.
¿Programar las publicaciones en las redes sociales? ¿es posible? ¡por supuesto que es posible! Y, sobre todo, es muy efectivo. Te aseguro que notarás el cambio drásticamente, ya que ahorrarás muchísimo tiempo que ocupabas gestionando y actualizando tus redes sociales.
La mayoría de las redes sociales cuentan con la opción de programar las publicaciones. Solo debes subirla y guardarla en la programación. En las opciones podrás escoger el día y hora en la que quieres que se publique.
Elabora un flujo de trabajo enfocado en las prioridades
Para poder ahorrar la mayor cantidad de tiempo posible, es necesario contar con un flujo de trabajo bien ordenado, y, sobre todo, enfocado en las prioridades.
¿Por qué te digo que hay que enfocarse en las prioridades? Porque sencillamente esto nos hará ahorrar tiempo, y evitarnos mucho estrés posterior.
Si trabajas sencillamente “por orden de llegada” sin priorizar las urgencias, no solamente te atrasarás en gran medida con tu trabajo; sino que es probable que no entregues algunas cosas a tiempo, te estresarás, y muchos otros aspectos negativos.
Lo ideal es ir ordenando tus proyectos de acuerdo a las prioridades. Lo más urgente, trata de que sea lo primero en salir. Mientras que las cosas o detalles que pueden esperar un poco más, aplázalos.
Con esto no quiero decir que dejes para última hora los proyectos menos importantes. Lo que quiero decirte que es ordenes las cosas por prioridades.
De nada vale que estés trabajando en un proyecto que debes entregarlo al mes siguiente, mientras que tienes uno para la semana que viene que no logras comenzar.
No dejes nada para después
Este punto viene de la mano con el punto anterior. No dejar las cosas para después puede servirte para gestionar de forma óptima tu tiempo, logrando ahorrarlo en gran medida.
Si ya tienes tus objetivos planificados, si ya identificaste a qué proyecto debes darle prioridad, sencillamente comienza a trabajar.
Muchas veces nos relajamos con las cosas por varias razones: porque es algo “fácil” y “lo termino rápido”, porque tengo tiempo de sobra para entregarlo, entre otras razones.
Estas no son más que excusas que nos damos a nosotros mismos para no comenzar a trabajar en lo que debemos y enfocarnos completamente.
La idea de gestionar eficientemente el tiempo en tu negocio de fotografía, entre otras cosas, es precisamente no desperdiciar el tiempo que tienes. Recuerda que el tiempo vale, y no, no es un dicho cliché; es sencillamente la verdad.
El tiempo que pudiste haber invertido en realizar un proyecto, no vuelve. Y lamento decirte que ese tiempo se traduce en dinero; dinero que dejaste de percibir o que atrasaste, sencillamente por no organizarse bien.
¿Por qué es importante gestionar el tiempo en tu negocio de fotografía?
Llegados a este punto no creo que te queden muchas dudas sobre por qué es importante que gestiones el tiempo en tu negocio como fotógrafo. Sin embargo, no está de más recordar y hablar sobre las principales razones por las que deberías ser más eficiente en este aspecto.
En sencillas palabras te diré, cuando gestionas mejor tu tiempo suceden dos cosas: la primera es que tu negocio marchará mejor y la segunda es que tendrás un poquito más de tiempo libre.
Quizás a la hora de establecer tu propio negocio de fotografía, tu tiempo libre no es algo que te importe mucho ni algo que te quite el sueño. Sin embargo, debes tenerlo muy presente.
El descanso y la recreación es fundamental para que puedas continuar con tus proyectos. Seguramente estarás pensando: “no necesito por ahora mayor recreación que mi negocio, esto de verdad me apasiona” y ¡wow! Vaya que me alegro.
Sin embargo, debo diferir esta opinión. Y es que, a pesar de que me parece magnífico que una persona vea en su negocio su verdadera pasión y entretenimiento (la mayoría de los fotógrafos lo hacemos), debemos tener presente que nuestra mente y nuestro cuerpo merece un pequeño descanso para poder continuar.
Con mayor tiempo libre podrás dedicarte a otras actividades que también te apasionen, como leer, por ejemplo (este es mi caso), o sencillamente disfrutar más a tu familia o amistades.
Además del beneficio del descanso y mayor tiempo libre, te garantizo que tu negocio marchará muy bien. Mantendrás las cosas más ordenadas, así que los proyectos se irán dando y cerrando de forma eficiente.
Esto incrementará la reputación de tu negocio frente a sus clientes, porque no hay nada mejor que contratar un servicio de fotografía que sea ordenado, puntual y que se dedique el tiempo suficiente en satisfacer las necesidades del cliente.
Así que espero que aún no te queden dudas respecto a la gestión eficiente del tiempo. Y de esta forma, puedas poner en marcha los 7 consejos que te di, en tu negocio de fotografía. Te aseguro que los resultados los notarás casi que inmediatamente; y sin duda alguna será un gran paso al éxito que tienes garantizado.
